ビジネスメール
ビジネスメールでのビジネスマナー
ビジネスメールの方法。ビジネスメールでのビジネスマナー、ビジネスメールのBCC・CCの違い、件名の表記。ビジネスメールでの注意点など。
ビジネスメールのマナー
大切な要件はビジネスメールだけでなく、電話、FAXなど複数の伝達手段を使って確実に相手に伝えるようにします。また、メールを受けた場合は、「連絡ありがとうございます」とメールを返信するのがビジネスマナーです。
ビジネスメールの設定では、メールをよく送る相手はアドレス帳に登録し、その際に相手の名前をそのまま使わずに、敬称をつけるのがビジネスメールのマナーです。
ビジネスメールでの送信者名がローマ字で、件名が英語だとスパムメールと間違えられる恐れがあります。送信者に会社名と名前を日本語で入れましょう。
会社では、社内の特定なパソコンを複数の人で共有している場合もあります。「（株）○ ×部 △様」と送り先を特定させることもビジネスメールマナーです。
また、ビジネスメールに大きなファイルを添付すると、サーバ、受信相手に多大な迷惑をかけることになります。添付ファイルは圧縮して送りましょう。その形式はLHA,ZIPが一般的です。
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ビジネスメールでの注意
ビジネスメールの件名はスパムメールと間違えられないように、分かりやすいように、自分の名前や会社名、題名を具体的に件名に入れるような工夫が必要です。スパムメールと混同される表題には、「お元気ですか」「先日メールした件です」のようなものがあります。
ビジネスメールでは、本文に入る前に「昨日はご苦労様でした」「最近の仕事の調子はいかがですか」など、相手への気遣いの言葉を入れるようにします。また、署名が最後に入れていても、本文が長いような場合、最初に自分の姓を名乗るようにしましょう。
本文は見やすく、シンプルにし、1行30文字ぐらいで改行し、3−4行毎に1行分のスペースを入れましょう。
ビジネスメールへの返信には、返信ボタンを押し、質疑内容をそのまま残して上段に自分の回答を記入して送信すると、内容がわかりやすいです。
ビジネスメールで面と向かって言いづらいミスの報告はしないこともビジネスマナーです。
ビジネスメールでのCCとBCC
ビジネスメールでのCCとは、回覧など、複数の人に同時に同一のメールを送り、返事は必要としないものに使います。
メールのCC欄に、送り先のメールアドレスをセミコロン（；）で区切って列挙すれば送信できます。このビジネスメールで注意すべき点は、誰に送られたかが、お互いに分かり、他人のメールアドレスを公開することになります。個人情報漏洩になりかねませんので気をつけましょう。
ビジネスメールのBCCは基本的には、CCと同じですが、BCCの欄に書き込んだメールアドレスは受け取った相手に表示されず、他にどこへ送られたかを知ることができないという点が違います。
ビジネスメールで気を付けないといけないのは、BCCを入力する欄がCCの欄のすぐ下だということです。気を抜いていると、欄を間違えてCC欄で送ってしまうことがあります。